പബ്ലിക് റെക്കോർഡുകൾ ദീർഘകാലത്തേക്ക് സൂക്ഷിക്കുക
അപ്രൂവ്ഡ് ഡോക്യുമെന്റുകൾ വർഷങ്ങളോളം സൂക്ഷിക്കാനും പബ്ലിഷ് ചെയ്യാനും റെഡിയായ സ്ഥിരതയുള്ളതും പേജ് നമ്പർ ഉള്ളതുമായ ഫയലുകളാക്കി മാറ്റുക.
പ്രശ്നം
- പബ്ലിക് ബോഡികൾ ദശകങ്ങളോളം റെക്കോർഡുകൾ വായിക്കാവുന്ന നിലയിൽ സൂക്ഷിക്കണം, എന്നാൽ സാധാരണ PDF കൾ കാലക്രമേണ ഫോർമാറ്റ് സപ്പോർട്ട് നഷ്ടപ്പെട്ടേക്കാം.
- പബ്ലിഷ് ചെയ്ത റെക്കോർഡുകൾക്ക് പലപ്പോഴും സ്ഥിരതയുള്ള പേജ് റഫറൻസ് ഇല്ല, ഇത് ഉദ്ധരണികളും ഓഡിറ്റ് ട്രെയിലും ബുദ്ധിമുട്ടാക്കുന്നു.
- പബ്ലിക്കിനായി പോസ്റ്റ് ചെയ്യുന്ന ഫയലുകൾ സൈൻ ഓഫിന് ശേഷം മാറ്റം വരുത്താൻ പറ്റാത്ത നിലയിൽ ലോക്ക് ചെയ്യണം.
വർക്ക്ഫ്ലോ
ഒരൊറ്റ ലൈസൻസ്ഡ് പ്രോസസ് തുടക്കം മുതൽ അവസാനം വരെ ഈ സ്റ്റെപ്പുകളെ ബന്ധിപ്പിക്കുന്നു. ഓരോ സ്റ്റെപ്പും ഒരു ടൂളാണ്, അത് നിങ്ങൾക്ക് പബ്ലിക് സൈറ്റിൽ സൗജന്യമായി ട്രൈ ചെയ്യാം.
- 1
Convert to archival format
PDF to PDF/A →Produce a PDF/A version aimed at long-term readability and consistent rendering across future viewers.
- 2
Add page references
Add page numbers →Apply continuous page numbers so records can be cited and cross-referenced reliably.
- 3
Set document properties
Edit metadata →Record title, author body and date so the archive is searchable and properly catalogued.
- 4
Lock the published copy
Protect PDF →Apply permissions so the public version cannot be edited after approval.
ഇപ്പോൾ തന്നെ സൗജന്യമായി ട്രൈ ചെയ്യുക
ഈ വർക്ക്ഫ്ലോയിലെ ഓരോ ടൂളും പബ്ലിക് സൈറ്റിൽ സൗജന്യമാണ്: സൈൻ അപ്പ് വേണ്ട, ഒന്നും സമർപ്പിക്കേണ്ട. റിസൾട്ട് കാണാൻ സ്റ്റെപ്പുകൾ സ്വയം മാനുവലായി ചെയ്ത് നോക്കുക, പിന്നെ നിങ്ങളുടെ ടീമിന് ഓട്ടോമേറ്റഡ് പ്രോസസ് എടുക്കുക.
നിങ്ങളുടെ സ്വന്തം സെർവറിൽ എന്തിന് പ്രവർത്തിപ്പിക്കണം?
Archival conversion happens on your own infrastructure, so records under retention schedules stay inside the network the whole time. Consistent metadata and PDF/A output help meet long-term retention and recordkeeping expectations.
ബിസിനസ് സ്യൂട്ട് ഒരു സെൽഫ്-ഹോസ്റ്റഡ് പാക്കേജായി ലഭിക്കുന്നു, അത് നിങ്ങളുടെ സ്വന്തം നെറ്റ്വർക്കിനുള്ളിൽ പ്രവർത്തിക്കുന്നു, അതിനാൽ ഈ വർക്ക്ഫ്ലോയുടെ ഡോക്യുമെന്റുകൾ ഒരിക്കലും നിങ്ങളുടെ ബിൽഡിംഗ് വിട്ട് പോകില്ല.
അപ്രൂവ്ഡ് റെക്കോർഡുകൾ റിറ്റൻഷനും പബ്ലിക് പബ്ലിഷിംഗിനും അനുയോജ്യമായ ഒരേപോലുള്ളതും പേജ് നമ്പർ ഉള്ളതുമായ ആർക്കൈവൽ ഫയലുകളാകുന്നു.
ഗവൺമെന്റ് & പബ്ലിക് സെക്ടർലെ കൂടുതൽ വർക്ക്ഫ്ലോകൾ
FOI / RTI റിക്വസ്റ്റിനായി റെക്കോർഡുകൾ ബ്ലാക്ക് ഔട്ട് ചെയ്യുക
ഫ്രീഡം-ഓഫ്-ഇൻഫർമേഷനും പബ്ലിക്-റെക്കോർഡ് ഫയലുകളും റിലീസ് ചെയ്യുന്നതിന് മുമ്പ് സ്വകാര്യ ഭാഗങ്ങൾ ബ്ലാക്ക് ഔട്ട് ചെയ്ത് തയ്യാറാക്കുക.
പഴയ സ്കാൻ ചെയ്ത ഫയലുകൾ സെർച്ച് ചെയ്യാവുന്നതാക്കുക
പഴയ പേപ്പർ സ്കാനുകൾ സെർച്ച് ചെയ്യാവുന്നതാക്കി, സൂക്ഷിക്കാവുന്ന സ്ഥിരതയുള്ള ഫയലുകളാക്കി ഒന്നിച്ചാക്കുക.