પબ્લિક રેકોર્ડને લાંબા સમય માટે સાચવો
મંજૂર થયેલા ડોક્યુમેન્ટને સ્થિર, પેજ-નંબરવાળી ફાઈલોમાં ફેરવો, જે વર્ષો સુધી સાચવવા અને પબ્લિશ કરવા માટે તૈયાર હોય.
સમસ્યા
- પબ્લિક સંસ્થાઓએ રેકોર્ડ દાયકાઓ સુધી વાંચી શકાય એવા રાખવા પડે છે, પણ સામાન્ય PDF સમય જતાં ફોર્મેટ સપોર્ટમાંથી બહાર થઈ શકે છે.
- પબ્લિશ થયેલા રેકોર્ડમાં મોટેભાગે એકસરખા પેજ રેફરન્સ નથી હોતા, જેનાથી ટાંકવું અને ઓડિટ ટ્રેલ અઘરું બને છે.
- પબ્લિક માટે પોસ્ટ થયેલી ફાઈલ સાઇન-ઓફ પછી ચેડાં સામે લોક હોવી જોઈએ.
વર્કફ્લો
એક જ લાઇસન્સ્ડ પ્રોસેસ શરૂઆતથી અંત સુધી આ સ્ટેપ્સને જોડે છે. દરેક સ્ટેપ એક ટૂલ છે જે તમે પબ્લિક સાઇટ પર મફતમાં ટ્રાય કરી શકો છો.
- 1
Convert to archival format
PDF to PDF/A →Produce a PDF/A version aimed at long-term readability and consistent rendering across future viewers.
- 2
Add page references
Add page numbers →Apply continuous page numbers so records can be cited and cross-referenced reliably.
- 3
Set document properties
Edit metadata →Record title, author body and date so the archive is searchable and properly catalogued.
- 4
Lock the published copy
Protect PDF →Apply permissions so the public version cannot be edited after approval.
અત્યારે જ મફતમાં ટ્રાય કરો
આ વર્કફ્લોનું દરેક ટૂલ પબ્લિક સાઇટ પર મફત છે: ના સાઇન અપ, ના કંઈ સબમિટ કરવાનું. પરિણામ જોવા માટે સ્ટેપ્સ જાતે મેન્યુઅલી કરો, પછી તમારી ટીમ માટે ઓટોમેટેડ પ્રોસેસ લો.
તમારા પોતાના સર્વર પર કેમ ચલાવવું?
Archival conversion happens on your own infrastructure, so records under retention schedules stay inside the network the whole time. Consistent metadata and PDF/A output help meet long-term retention and recordkeeping expectations.
બિઝનેસ સ્યુટ એક સેલ્ફ-હોસ્ટેડ પેકેજ તરીકે મળે છે જે તમારા પોતાના નેટવર્કની અંદર ચાલે છે, એટલે આ વર્કફ્લોના ડોક્યુમેન્ટ્સ ક્યારેય તમારી બિલ્ડિંગની બહાર જતા નથી.
મંજૂર થયેલા રેકોર્ડ એકસરખી, પેજ-નંબરવાળી આર્કાઇવલ ફાઈલ બની જાય છે, જે સાચવવા અને પબ્લિક પબ્લિશિંગ માટે યોગ્ય છે.