PDF/A అంటే ఏమిటి?
ఒక కోర్టు, గవర్నమెంట్ పోర్టల్ లేదా రికార్డ్స్ డిపార్ట్మెంట్ మీకు 'PDF/A' ఫైల్ సమర్పించమని చెప్పి ఉంటే, PDF యొక్క ఖచ్చితమైన రకం ముఖ్యమైన కొద్ది కేసుల్లో ఒకదాన్ని మీరు ఎదుర్కొన్నారు. ఇది ఏంటో, ఎందుకు ఉందో చూద్దాం.
దశాబ్దాల పాటు నిలబడేలా తయారు చేసిన PDF
PDF/A అనేది దీర్ఘకాలిక ఆర్కైవింగ్ కోసం ప్రత్యేకంగా డిజైన్ చేయబడిన PDF స్టాండర్డ్ యొక్క ఒక వెర్షన్. దీని ప్రధాన ఐడియా సెల్ఫ్-కంటైన్మెంట్: భవిష్యత్తులో కూడా అలాగే కనిపించడానికి కావాల్సినవన్నీ PDF/A ఫైల్ లోపలే ఎంబెడ్ చేసి ఉండాలి — అన్ని ఫాంట్లు, కలర్ ఇన్ఫర్మేషన్, మెటాడేటా అన్నీ ఫైల్ లోపలే ఉంటాయి.
దాన్ని గ్యారంటీ చేయడానికి, సాధారణ PDFలు కాలక్రమేణా బలహీనం అవడానికి కారణమైన విషయాలను PDF/A నిషేధిస్తుంది: ఇది ఎక్స్టర్నల్ ఫాంట్లు లేదా కంటెంట్కి లింక్ చేయడాన్ని అనుమతించదు, JavaScript, ఎన్క్రిప్షన్ను అనుమతించదు, మరియు ఎంబెడెడ్ ఫాంట్లు తప్పనిసరి చేస్తుంది. చదివే వ్యక్తి కంప్యూటర్లో ఒక ఫాంట్ ఇన్స్టాల్ అయి ఉండటంపై ఆధారపడే సాధారణ PDF ఇరవై సంవత్సరాల తర్వాత తప్పుగా కనిపించవచ్చు; PDF/A అలా కాదు.
మీకు ఇది ఎప్పుడు అవసరం — మరియు ఎప్పుడు అవసరం లేదు
ఒక సంస్థ దాన్ని అడిగినప్పుడు మీకు PDF/A అవసరం అవుతుంది: లీగల్ e-filing సిస్టమ్లు, గవర్నమెంట్ సబ్మిషన్ పోర్టల్లు, మరియు కార్పొరేట్ లేదా రెగ్యులేటరీ రికార్డ్స్-రిటెన్షన్ పాలసీలు తరచుగా దీన్ని తప్పనిసరి చేస్తాయి, తద్వారా డాక్యుమెంట్లు వాటి పూర్తి రిటెన్షన్ పీరియడ్ మొత్తం చదవగలిగేలా ఉంటాయి. ఆ కేసులు కాకుండా, రోజువారీ షేరింగ్, ప్రింటింగ్కి సాధారణ PDF సరిపోతుంది.
PDF/Aకి కన్వర్ట్ చేయడం వల్ల ఫాంట్లు ఎంబెడ్ అయ్యి, అనుమతించని ఫీచర్లు తీసేయబడతాయి, దాంతో ఆర్కైవల్-గ్రేడ్ కాపీ తయారవుతుంది. మీ ఒరిజినల్ ఎడిటబుల్ ఫైల్ను కూడా దాచుకోండి — PDF/A అనేది ఒక ఫైనల్, లాక్డ్-డౌన్ అవుట్పుట్ ఫార్మాట్, పని చేయడానికి వాడే ఫార్మాట్ కాదు.