Was ist PDF/A?
Wenn dir ein Gericht, ein Behördenportal oder eine Aktenverwaltung gesagt hat, du sollst eine „PDF/A"-Datei einreichen, bist du auf einen der wenigen Fälle gestoßen, in denen die genaue PDF-Variante eine Rolle spielt. Hier ist, was es ist und warum es existiert.
Eine PDF, gebaut, um Jahrzehnte zu überstehen
PDF/A ist eine Version des PDF-Standards, die speziell für die Langzeitarchivierung entwickelt wurde. Der Kerngedanke ist Eigenständigkeit: Eine PDF/A-Datei muss alles einbetten, was sie braucht, um weit in die Zukunft hinein identisch angezeigt zu werden — alle Schriftarten, Farbinformationen und Metadaten reisen innerhalb der Datei mit.
Um das zu garantieren, verbietet PDF/A die Dinge, die gewöhnliche PDFs mit der Zeit anfällig machen: Es verbietet Verweise auf externe Schriftarten oder Inhalte, untersagt JavaScript und Verschlüsselung, und verlangt eingebettete Schriftarten. Eine normale PDF, die sich darauf verlässt, dass eine Schriftart auf dem Computer des Lesers installiert ist, könnte in zwanzig Jahren falsch dargestellt werden; eine PDF/A kann das nicht.
Wann du es brauchst — und wann nicht
Du brauchst PDF/A, wenn eine Institution es verlangt: Systeme für die elektronische Gerichtseinreichung, Behördenportale und unternehmensinterne oder regulatorische Aufbewahrungsrichtlinien schreiben es oft vor, damit Dokumente über ihre gesamte Aufbewahrungsfrist lesbar bleiben. Außerhalb dieser Fälle ist eine normale PDF für alltägliches Teilen und Drucken vollkommen ausreichend.
Die Umwandlung in PDF/A bettet die Schriftarten ein und entfernt die nicht erlaubten Funktionen, wodurch eine Kopie in Archivqualität entsteht. Bewahre auch deine ursprüngliche bearbeitbare Datei auf — PDF/A ist ein endgültiges, festgeschriebenes Ausgabeformat, kein Arbeitsformat.