PDF/A ಅಂದ್ರೆ ಏನು?
ಒಂದು ಕೋರ್ಟ್, ಸರ್ಕಾರಿ ಪೋರ್ಟಲ್ ಅಥವಾ ರೆಕಾರ್ಡ್ಸ್ ಡಿಪಾರ್ಟ್ಮೆಂಟ್ 'PDF/A' ಫೈಲ್ ಸಲ್ಲಿಸಿ ಅಂತ ಹೇಳಿದ್ರೆ, PDF ಯಾವ ಟೈಪ್ ಅಂತ ಖಚಿತವಾಗಿ ಮ್ಯಾಟರ್ ಮಾಡೋ ಕೆಲವೇ ಸಂದರ್ಭಗಳಲ್ಲಿ ನೀವು ಸಿಕ್ಕಿಬಿದ್ದಿದ್ದೀರ. ಇದು ಏನು ಮತ್ತು ಯಾಕೆ ಇದೆ ಅಂತ ನೋಡೋಣ.
ದಶಕಗಟ್ಟಲೆ ಬಾಳಿಕೆ ಬರೋ ಹಾಗೆ ಕಟ್ಟಿದ PDF
PDF/A ಅನ್ನೋದು ದೀರ್ಘಕಾಲದ archiving ಗಾಗಿಯೇ ಡಿಸೈನ್ ಮಾಡಿದ PDF ಸ್ಟ್ಯಾಂಡರ್ಡ್ನ ಒಂದು ವರ್ಷನ್. ಇದರ ಮುಖ್ಯ ಐಡಿಯಾ ಅಂದ್ರೆ self-containment: PDF/A ಫೈಲ್ ಮುಂದೆ ಎಷ್ಟೇ ವರ್ಷ ಆದ್ರೂ ಒಂದೇ ತರ ಕಾಣಿಸೋಕೆ ಬೇಕಾದ ಎಲ್ಲಾ ವಿಷಯಗಳನ್ನ ಫೈಲ್ನ ಒಳಗೇ embed ಮಾಡಿರಬೇಕು - ಎಲ್ಲಾ ಫಾಂಟ್, ಕಲರ್ ಇನ್ಫಾ, metadata ಎಲ್ಲ ಫೈಲ್ನೊಳಗೇ ಇರುತ್ತೆ.
ಇದನ್ನ ಖಾತ್ರಿ ಪಡಿಸೋಕೆ, ಸಾಮಾನ್ಯ PDF ಗಳನ್ನ ಟೈಮ್ ಆದಂಗೆ ದುರ್ಬಲ ಮಾಡೋ ವಿಷಯಗಳನ್ನ PDF/A ನಿಷೇಧಿಸುತ್ತೆ: external ಫಾಂಟ್ ಅಥವಾ content ಗೆ ಲಿಂಕ್ ಮಾಡೋದು ಬೇಡ, JavaScript ಮತ್ತು encryption ಬೇಡ, ಫಾಂಟ್ಗಳು embed ಆಗಿರಲೇಬೇಕು. ಓದೋವ್ರ ಕಂಪ್ಯೂಟರ್ನಲ್ಲಿ ಫಾಂಟ್ ಇನ್ಸ್ಟಾಲ್ ಆಗಿರಬೇಕು ಅಂತ ಡಿಪೆಂಡ್ ಆಗೋ ಸಾಮಾನ್ಯ PDF, ಇಪ್ಪತ್ತು ವರ್ಷ ಆದಮೇಲೆ ತಪ್ಪಾಗಿ ಕಾಣಿಸಬಹುದು; PDF/A ಹಾಗೆ ಆಗಲ್ಲ.
ಯಾವಾಗ ಇದು ಬೇಕು, ಯಾವಾಗ ಬೇಡ
ಯಾವುದಾದ್ರೂ ಸಂಸ್ಥೆ ಕೇಳಿದಾಗ ನಿಮಗೆ PDF/A ಬೇಕಾಗುತ್ತೆ: legal e-filing ಸಿಸ್ಟಂ, ಸರ್ಕಾರಿ submission ಪೋರ್ಟಲ್, ಮತ್ತು ಕಂಪನಿ ಅಥವಾ regulatory records-retention ಪಾಲಿಸಿಗಳು ಆಗಾಗ ಇದನ್ನ ಕಡ್ಡಾಯ ಮಾಡುತ್ತೆ, ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಪೂರ್ತಿ retention ಪೀರಿಯಡ್ನಲ್ಲಿ ಓದೋ ಹಾಗಿರಬೇಕು ಅಂತ. ಇವನ್ನ ಬಿಟ್ಟು, ದಿನನಿತ್ಯದ ಶೇರಿಂಗ್ ಮತ್ತು ಪ್ರಿಂಟಿಂಗ್ಗೆ ಸಾಮಾನ್ಯ PDF ಸಾಕಷ್ಟು ಚೆನ್ನಾಗಿ ಕೆಲಸ ಮಾಡುತ್ತೆ.
PDF/A ಗೆ convert ಮಾಡಿದಾಗ ಫಾಂಟ್ಗಳು embed ಆಗುತ್ತೆ ಮತ್ತು ಬೇಡದ ಫೀಚರ್ಗಳು ತೆಗೆದುಹಾಕಲ್ಪಡುತ್ತೆ, archival-grade ಕಾಪಿ ಸಿಗುತ್ತೆ. ನಿಮ್ಮ ಒರಿಜಿನಲ್ editable ಫೈಲ್ ಅನ್ನೂ ಇಟ್ಕೊಳ್ಳಿ - PDF/A ಅಂದ್ರೆ ಫೈನಲ್, locked-down output ಫಾರ್ಮ್ಯಾಟ್, working ಫಾರ್ಮ್ಯಾಟ್ ಅಲ್ಲ.