PDF/A কী?
কোনো কোর্ট, সরকারি পোর্টাল বা রেকর্ডস ডিপার্টমেন্ট যদি আপনাকে একটা 'PDF/A' ফাইল জমা দিতে বলে থাকে, তাহলে আপনি সেই কম কিছু ক্ষেত্রের একটার মুখোমুখি হয়েছেন যেখানে PDF-এর ঠিক কোন ভার্সনটা সেটা গুরুত্বপূর্ণ। এটা আসলে কী আর কেন আছে দেখে নিন।
দশকের পর দশক টিকে থাকার জন্য বানানো একটা PDF
PDF/A হলো PDF স্ট্যান্ডার্ডের একটা ভার্সন যেটা বিশেষভাবে দীর্ঘমেয়াদী আর্কাইভিংয়ের জন্য বানানো। মূল ধারণাটা হলো নিজে-নিজে-সম্পূর্ণ থাকা: একটা PDF/A ফাইলে ভবিষ্যতেও একদম একই রকম দেখানোর জন্য যা যা দরকার সবকিছু এমবেড করা থাকতে হবে - সব ফন্ট, রঙের তথ্য আর মেটাডেটা ফাইলের ভেতরেই থাকে।
এটা নিশ্চিত করতে, PDF/A সেই জিনিসগুলো নিষিদ্ধ করে যেগুলো সময়ের সাথে সাথে সাধারণ PDF-কে দুর্বল করে দেয়: এটা এক্সটার্নাল ফন্ট বা কনটেন্টের লিঙ্ক দেওয়া নিষিদ্ধ করে, JavaScript আর এনক্রিপশন অনুমোদন করে না, আর ফন্ট এমবেড করা বাধ্যতামূলক করে। একটা সাধারণ PDF যেটা পাঠকের কম্পিউটারে ইনস্টল থাকা ফন্টের ওপর নির্ভর করে সেটা বিশ বছর পর ভুল দেখাতে পারে; একটা PDF/A কখনো তা করবে না।
কখন এটা দরকার - আর কখন দরকার নেই
কোনো প্রতিষ্ঠান এটা চাইলেই আপনার PDF/A দরকার হয়: লিগ্যাল ই-ফাইলিং সিস্টেম, সরকারি জমাদানের পোর্টাল, আর করপোরেট বা রেগুলেটরি রেকর্ড রাখার নীতি প্রায়ই এটা বাধ্যতামূলক করে যাতে ডকুমেন্ট তার পুরো রিটেনশন সময়টায় পড়ার যোগ্য থাকে। এসব ক্ষেত্রের বাইরে, রোজকার শেয়ার করা আর প্রিন্ট করার জন্য একটা সাধারণ PDF-ই যথেষ্ট।
PDF/A-তে কনভার্ট করলে ফন্ট এমবেড হয়ে যায় আর নিষিদ্ধ ফিচারগুলো বাদ পড়ে যায়, ফলে একটা আর্কাইভাল-গ্রেড কপি তৈরি হয়। নিজের আসল এডিটেবল ফাইলটাও রেখে দিন - PDF/A একটা চূড়ান্ত, লক করা আউটপুট ফরম্যাট, কাজ করার ফরম্যাট না।