PDF/A क्या है?
अगर किसी कोर्ट, सरकारी पोर्टल या रिकॉर्ड्स डिपार्टमेंट ने आपसे 'PDF/A' फ़ाइल जमा करने को कहा है, तो आप उन गिने-चुने मामलों में से एक से गुज़र रहे हैं जहां PDF का ठीक-ठीक प्रकार मायने रखता है। यहां जानिए यह क्या है और क्यों बना।
दशकों तक टिकने के लिए बनाई गई PDF
PDF/A, PDF स्टैंडर्ड का एक ऐसा वर्ज़न है जिसे खासतौर पर लंबे समय तक आर्काइव करने के लिए बनाया गया है। इसका मूल विचार यह है कि फ़ाइल खुद में पूरी तरह पूर्ण (self-contained) हो: एक PDF/A फ़ाइल में वह सब कुछ embed होना चाहिए जो उसे आगे कभी भी बिल्कुल वैसा ही दिखाने के लिए ज़रूरी है — सभी फ़ॉन्ट, रंगों की जानकारी और मेटाडेटा फ़ाइल के अंदर ही मौजूद रहते हैं।
इसे पक्का करने के लिए, PDF/A उन चीज़ों को रोक देता है जो सामान्य PDF को समय के साथ कमज़ोर बना देती हैं: यह बाहरी फ़ॉन्ट या कंटेंट से लिंक करने की इजाज़त नहीं देता, JavaScript और encryption को मना करता है, और फ़ॉन्ट को फ़ाइल के अंदर embed करना ज़रूरी बनाता है। एक सामान्य PDF, जो पढ़ने वाले के कंप्यूटर पर इंस्टॉल किसी फ़ॉन्ट पर निर्भर करती है, बीस साल बाद गलत दिख सकती है; PDF/A के साथ ऐसा नहीं हो सकता।
इसकी ज़रूरत कब है — और कब नहीं
आपको PDF/A की ज़रूरत तब पड़ती है जब कोई संस्था इसकी मांग करे: कानूनी e-filing सिस्टम, सरकारी सबमिशन पोर्टल, और कॉर्पोरेट या रेगुलेटरी records-retention नीतियां अक्सर इसे ज़रूरी बना देती हैं, ताकि डॉक्यूमेंट पूरी retention अवधि तक पढ़े जा सकें। इन मामलों के अलावा, रोज़मर्रा की शेयरिंग और प्रिंटिंग के लिए एक सामान्य PDF बिल्कुल ठीक है।
PDF/A में convert करने पर फ़ॉन्ट embed हो जाते हैं और मना की गई सुविधाएं हटा दी जाती हैं, जिससे एक आर्काइव-स्तर की कॉपी बनती है। अपनी ओरिजिनल एडिटेबल फ़ाइल भी ज़रूर संभालकर रखें — PDF/A एक फाइनल, लॉक की हुई आउटपुट फ़ाइल है, काम करने वाली फ़ाइल नहीं।