So erstellst du eine professionelle Rechnung
Eine klare, vollständige Rechnung sorgt dafür, dass du schneller bezahlt wirst, und wirkt professionell. Egal ob du als Freelancer deine erste Rechnung schreibst oder als kleines Unternehmen deine Unterlagen vereinheitlichst — die Grundlagen sind gleich, und sobald du sie hast, dauert das Erstellen der PDF nur eine Minute.
Was jede Rechnung enthalten muss
Mindestens: das Wort „Rechnung" und eine eindeutige Rechnungsnummer; deinen Namen oder Firmennamen mit Kontaktdaten; die Angaben des Kunden; das Rechnungsdatum und ein Fälligkeitsdatum; eine aufgeschlüsselte Liste der Leistungen mit Mengen und Preisen; Zwischensumme, etwaige Steuer und den Gesamtbetrag; sowie klare Zahlungshinweise. Eine fehlende Rechnungsnummer oder ein fehlendes Fälligkeitsdatum ist der häufigste Grund, warum eine Rechnung nachgefragt oder verspätet bezahlt wird.
Wenn du Steuer berechnest — Umsatzsteuer, Mehrwertsteuer oder Vorsteuer — zeige sie als eigene Zeile mit dem Satz und gib die Steuernummer an, die du angeben musst. Bei grenzüberschreitenden Aufträgen nenne die Währung ausdrücklich, damit keine Unklarheit entsteht.
Nummerierung und Zahlungsbedingungen
Verwende fortlaufende Rechnungsnummern (zum Beispiel RE-0001, RE-0002), damit du und dein Kunde sie referenzieren können und deine Buchhaltung sauber bleibt. Formuliere die Zahlungsbedingungen aus — „fällig innerhalb von 14 Tagen", akzeptierte Zahlungsmethoden und ein Hinweis auf verspätete Zahlung — statt sie nur anzudeuten.
Ein Rechnungsgenerator übernimmt Layout und Berechnung für dich: Du trägst die Posten ein, und er erstellt eine ordentliche, einheitliche PDF mit berechneten Summen, versandbereit. Da er im Browser läuft, werden die Angaben zu deinem Kunden und deine Preise nie hochgeladen.