প্রফেশনাল ইনভয়েস কীভাবে বানাবেন
একটা পরিষ্কার, সম্পূর্ণ ইনভয়েস আপনাকে দ্রুত টাকা পেতে সাহায্য করে আর দেখতেও প্রফেশনাল লাগে। আপনি একজন ফ্রিল্যান্সার হয়ে প্রথম বিল পাঠাচ্ছেন হোক বা একটা ছোট ব্যবসা নিজের কাগজপত্র নিয়মমতো করছেন হোক, দরকারি জিনিসগুলো একই - আর সেগুলো হাতে থাকলে PDF বানাতে এক মিনিটও লাগে না।
প্রতিটা ইনভয়েসে যা যা থাকতেই হবে
সর্বনিম্ন যা থাকা দরকার: 'Invoice' কথাটা আর একটা ইউনিক ইনভয়েস নম্বর; আপনার নাম বা ব্যবসার নাম আর যোগাযোগের তথ্য; ক্লায়েন্টের তথ্য; ইনভয়েসের তারিখ আর একটা ডিউ ডেট; কী কী বিল করছেন তার কোয়ান্টিটি আর রেট সহ একটা আইটেম-ওয়াইজ লিস্ট; সাবটোটাল, যেকোনো ট্যাক্স, আর মোট বকেয়া; আর পরিষ্কার পেমেন্ট নির্দেশনা। ইনভয়েস নম্বর বা ডিউ ডেট না থাকাটাই সবচেয়ে বড় কারণ যার জন্য ইনভয়েস নিয়ে প্রশ্ন ওঠে বা পেমেন্ট দেরি হয়।
আপনি যদি ট্যাক্স ধরেন - GST, VAT বা সেলস ট্যাক্স - সেটা রেট সহ আলাদা একটা লাইনে দেখান, আর দেখানো বাধ্যতামূলক হলে ট্যাক্স রেজিস্ট্রেশন নম্বরও দিন। ক্রস-বর্ডার কাজের ক্ষেত্রে, কোনো বিভ্রান্তি না রাখতে মুদ্রাটা স্পষ্টভাবে উল্লেখ করুন।
নম্বরিং আর পেমেন্টের শর্ত
সিরিয়াল ইনভয়েস নম্বর ব্যবহার করুন (যেমন INV-0001, INV-0002) যাতে আপনি আর আপনার ক্লায়েন্ট দুজনেই সেটার রেফারেন্স দিতে পারেন আর অ্যাকাউন্টিংয়ের জন্য আপনার রেকর্ড পরিষ্কার থাকে। পেমেন্টের শর্ত স্পষ্ট করে লিখুন - '১৪ দিনের মধ্যে দিতে হবে', গ্রহণযোগ্য পদ্ধতি, আর দেরি হলে কী হবে সেই নোট - এগুলো না বলে অনুমানের ওপর ছেড়ে দেবেন না।
একটা ইনভয়েস জেনারেটর লেআউট আর হিসাব দুটোই নিজে সামলায়: আপনি শুধু লাইন আইটেমগুলো ভরে দেন, আর এটা টোটাল হিসাব করে একটা পরিষ্কার, একই রকম দেখতে PDF বানিয়ে দেয়, পাঠানোর জন্য রেডি। এটা ব্রাউজারেই চলে বলে আপনার ক্লায়েন্ট আর দামের তথ্য কখনো আপলোড হয় না।