ప్రొఫెషనల్ ఇన్వాయిస్ ఎలా తయారు చేయాలి
క్లియర్గా, పూర్తిగా ఉన్న ఇన్వాయిస్ మీకు త్వరగా పేమెంట్ వచ్చేలా చేస్తుంది, ప్రొఫెషనల్గా కూడా కనిపిస్తుంది. మీరు మీ మొదటి బిల్లు పంపే ఫ్రీలాన్సర్ అయినా, తమ పేపర్వర్క్ను స్టాండర్డైజ్ చేసుకుంటున్న చిన్న బిజినెస్ అయినా, అవసరమైనవి ఒకటే — అవి తెలిస్తే, PDF జనరేట్ చేయడానికి ఒక్క నిమిషమే పడుతుంది.
ప్రతి ఇన్వాయిస్లో ఏమేం ఉండాలి
కనీసం ఇవి ఉండాలి: 'Invoice' అనే పదం మరియు ఒక యూనిక్ ఇన్వాయిస్ నంబర్; మీ పేరు లేదా బిజినెస్ మరియు కాంటాక్ట్ డీటెయిల్స్; క్లయింట్ డీటెయిల్స్; ఇన్వాయిస్ డేట్ మరియు ఒక డ్యూ డేట్; మీరు బిల్ చేస్తున్న ప్రతిదాని క్వాంటిటీలు, రేట్లతో కూడిన ఐటమైజ్డ్ లిస్ట్; సబ్టోటల్, ఏదైనా టాక్స్, మరియు మొత్తం చెల్లించాల్సిన మొత్తం; మరియు క్లియర్గా ఉన్న పేమెంట్ ఇన్స్ట్రక్షన్లు. ఇన్వాయిస్ నంబర్ లేదా డ్యూ డేట్ మిస్ కావడం అనేది ఇన్వాయిస్ గురించి క్వశ్చన్ రావడానికి లేదా ఆలస్యంగా పేమెంట్ రావడానికి అత్యంత సాధారణ కారణం.
మీరు టాక్స్ వసూలు చేస్తుంటే — GST, VAT లేదా సేల్స్ టాక్స్ — దాన్ని రేట్తో పాటు వేరే లైన్గా చూపించండి, మీరు చూపించాల్సిన ఏదైనా టాక్స్ రిజిస్ట్రేషన్ నంబర్ను కూడా చేర్చండి. క్రాస్-బార్డర్ పనికి, ఏ కన్ఫ్యూజన్ లేకుండా కరెన్సీని స్పష్టంగా రాయండి.
నంబరింగ్ మరియు పేమెంట్ టర్మ్లు
సీక్వెన్షియల్ ఇన్వాయిస్ నంబర్లు వాడండి (ఉదాహరణకు INV-0001, INV-0002) తద్వారా మీరు, మీ క్లయింట్ ఇద్దరూ వాటిని రిఫర్ చేసుకోవచ్చు, అకౌంటింగ్కి మీ రికార్డ్లు క్లీన్గా ఉంటాయి. పేమెంట్ టర్మ్లను స్పష్టంగా రాయండి — '14 రోజుల్లో చెల్లించాలి', యాక్సెప్ట్ చేసే మెథడ్లు, ఆలస్యంగా చెల్లిస్తే ఏమవుతుందో — వాటిని ఊహించి వదిలేయకుండా.
ఇన్వాయిస్ జనరేటర్ మీకు లేఅవుట్, లెక్కలు రెండూ చూసుకుంటుంది: మీరు లైన్ ఐటమ్లు ఫిల్ చేస్తే, అది టోటల్లు లెక్కించి, పంపడానికి రెడీగా ఉన్న చక్కటి, కన్సిస్టెంట్ PDF తయారు చేస్తుంది. ఇది మీ బ్రౌజర్లోనే జరుగుతుంది కాబట్టి, మీ క్లయింట్, ప్రైసింగ్ డీటెయిల్స్ ఎప్పుడూ అప్లోడ్ కావు.