Die Unterlagen eines Mitarbeiters zusammenstellen, wenn er sie anfordert
Stellen Sie die Unterlagen eines Mitarbeiters zusammen, wenn er eine Kopie anfordert, schwärzen Sie die Angaben anderer Personen und packen Sie alles zusammen.
Das Problem
- Fordert ein aktueller oder ehemaliger Mitarbeiter seine persönlichen Daten an, muss HR unter einer gesetzlichen Frist Unterlagen aus gescannten Briefen, Beurteilungen und Fallnotizen zusammensuchen.
- Diese Unterlagen nennen oft andere Personen (Kollegen, Beschwerdeführer, Referenzen), deren Angaben vor der Offenlegung entfernt werden müssen.
- Ältere Unterlagen sind reine Bild-Scans, die sich nicht durchsuchen lassen, sodass jede Erwähnung des Antragstellers nur langsam und fehleranfällig zu finden ist.
Der Workflow
Ein einziger lizenzierter Prozess verknüpft diese Schritte von Anfang bis Ende. Jeder Schritt ist ein Tool, das Sie kostenlos auf der öffentlichen Website testen können.
- 1
Make scans searchable
OCR PDF →Run text recognition over scanned letters and forms so you can search the file set for every reference to the requesting employee.
- 2
Assemble the candidate set
Merge PDF →Combine the relevant records into a single working file in chronological order for review.
- 3
Redact third-party data
Redact PDF →Permanently remove names and details of other individuals and any information outside the scope of the request.
- 4
Strip hidden metadata
Sanitize PDF →Clear document metadata and residual hidden content so nothing unintended is disclosed with the file.
- 5
Number the disclosure
Bates numbering →Apply sequential numbering so the response set is traceable and you can evidence exactly what was provided.
Jetzt kostenlos testen
Jedes Tool in diesem Workflow ist auf der öffentlichen Website kostenlos: keine Registrierung, nichts wird gesendet. Führen Sie die Schritte manuell aus, um das Ergebnis zu sehen, und lizenzieren Sie dann den automatisierten Prozess für Ihr Team.
Warum auf Ihren eigenen Servern ausführen?
Data-access responses must disclose the requester's own information while protecting other individuals named in the same records. Because redaction here is permanent and the documents stay inside your network, you reduce the risk of over-disclosure and keep employee records off external platforms.
Die Unternehmens-Suite wird als selbst gehostetes Paket geliefert, das in Ihrem eigenen Netzwerk läuft, sodass die Dokumente dieses Workflows Ihr Gebäude nie verlassen.
Der Mitarbeiter erhält einen vollständigen, korrekt geschwärzten Unterlagensatz, und HR kann genau zeigen, was wann offengelegt wurde.
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